プライバシーポリシー

1. 取得する情報

(1) Kiriwake for Business の利用者に関する情報

• アカウント情報（氏名、メールアドレス、所属組織名、役割）
• ログイン状態を維持するためのセッション情報、操作履歴（操作の種類、実行者、日時）

(2) 利用組織が登録する業務データ

• 従業員の情報（氏名、メールアドレス、部署、入社日、上長、連絡に用いる言語など）
• アップロードされた書類ファイルと、そこから抽出・入力された項目
• 勤怠の記録（出勤・退勤・休憩の時刻、修正の申請と履歴）、休暇の申請、付与日数と残日数
• 経費の精算書（利用日、支払先、金額、登録番号など）と領収書ファイル
• ワークフロー、タスク、承認、年末調整の申告などの業務情報

これらの業務データは、利用組織の指示に基づき、本サービスの提供のために取り扱います（個人情報の取り扱いの委託）。マイナンバー（個人番号）が記載された書類、および健康に関する情報を含む書類は、本サービスでの取り扱いの対象外です。

(3) お問い合わせ・デモ依頼に関する情報

• 会社名、氏名、メールアドレス、電話番号（任意）、従業員規模、ご相談内容など、フォームに入力された情報

(4) 個人向けツール（旧サービス）の利用者に関する情報

• ユーザーが入力した収入・経費データ（日付、金額、取引先等）と、利用者を識別するためのセッション情報

(5) 利用環境に関する情報

• ブラウザの種類、アクセス日時、IPアドレスなどのアクセスログ

2. データ変換機能で選択したファイル

「データ変換」で選択したファイルは、お使いのブラウザ内で読み込み・変換・出力し、当方のサーバーへ送信しません。ファイルの内容と変換結果は当方に保存されず、ブラウザの保存領域にも書き込みません。保存できるのは変換の設定（列名・条件・式など）だけです。

3. 利用目的

• 本サービスの提供、本人確認、ログイン状態の維持
• 利用組織の指示に基づく書類処理、勤怠・休暇・経費の管理、ワークフロー管理、多言語の連絡文作成
• お問い合わせやデモ依頼への対応、導入のご案内
• 不正利用の防止、セキュリティの確保
• 本サービスの改善および新機能の検討（個人を特定しない形で行います）

利用組織が登録した業務データを、当方の広告や他の目的のために利用することはありません。

4. AIによる処理

Kiriwake for Business のAIによる書類処理と、経費の領収書の自動読み取りは、利用組織の管理者がAI処理を有効にした場合にのみ実行されます。処理の際は、対象の書類・領収書のファイル（書類処理では書類種別も）のみを外部のAIサービス事業者のAPIに送信し、従業員の氏名など本サービスに登録された付帯情報は送信しません。AIサービス事業者は、当方の委託先として取り扱います。データ変換機能のファイルはAIに送信しません。

AIサービス事業者が外国に所在する場合、当該国の名称、当該国の個人情報保護に関する制度、および事業者が講じる措置に関する情報を、導入時またはお問い合わせに応じて提供します。

5. 第三者への提供

当方は、次の場合を除き、本人または利用組織の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、同意を得ることが困難な場合

6. 委託

当方は、本サービスの提供に必要な範囲で、クラウドサービス事業者（サーバー・データの保管）やAIサービス事業者などに個人情報の取り扱いを委託することがあります。この場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

7. 安全管理措置

当方は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止のため、次のような措置を講じています。

• 通信のHTTPSによる保護（本番環境ではHSTSを設定）
• 役割に応じたアクセス権限の設定と、組織ごとのデータ分離（すべてサーバー側で確認）
• 従業員の氏名・連絡先・住所・生年月日、年末調整の申告内容、給与明細など個人情報の項目単位の暗号化（暗号鍵はデータベースとは別に管理）
• 書類・領収書ファイルの非公開領域での保管と、保存時のサーバー側暗号化の指定、権限を確認したうえでの閲覧
• 一定時間操作がない場合の自動ログアウト
• 主な操作の履歴の記録

8. 保存期間

書類ファイルは、利用組織が設定した保存期間に従って取り扱います。勤怠・休暇の記録、経費の精算書と領収書は、労働基準法や税法上の保存義務を考慮し、自動では削除しません。その他の情報は、利用目的の達成に必要な期間、または利用組織との契約に定める期間保存し、不要となった情報は適切に削除します。

9. Cookie等の利用

本サービスでは、ログイン状態の維持やセキュリティ対策（CSRF対策）のためにCookieを使用します。また、ウェブサイトの公開ページでは、利用状況の把握のためにGoogle アナリティクスを使用しています。Google アナリティクスはCookieを使用してデータを収集しますが、個人を特定する情報は含まれません。ログイン後の業務画面ではGoogle アナリティクスを読み込みません。あわせて、公開ページの表示状況や表示速度を把握するため、Cookieを使用しないCloudflare Web Analyticsを使用しています（ログイン後の業務画面では読み込みません）。

10. 開示・訂正・削除等の請求

ご本人から、保有個人データの開示、訂正、利用停止、削除等のご請求があった場合は、ご本人であることを確認のうえ、法令に従い対応します。利用組織が登録した従業員の情報については、原則として利用組織を通じてご請求ください。法令上保存が義務付けられている記録の削除は、保存期間を踏まえて利用組織と協議のうえ対応します。

11. 本ポリシーの変更

当方は、法令の改正やサービス内容の変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容は本ページに掲載した時点から適用されます。