Chính sách quyền riêng tư

1. Thông tin thu thập

(1) Người dùng Kiriwake for Business

• Thông tin tài khoản (họ tên, email, tên tổ chức, vai trò)
• Thông tin phiên để duy trì đăng nhập và lịch sử thao tác (loại thao tác, người thực hiện, thời gian)

(2) Dữ liệu nghiệp vụ do tổ chức khách hàng đăng ký

• Thông tin nhân viên (họ tên, email, phòng ban, ngày vào làm, quản lý trực tiếp, ngôn ngữ liên lạc…)
• Tệp giấy tờ được tải lên và các mục được trích xuất hoặc nhập từ đó
• Hồ sơ chấm công (giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ, yêu cầu điều chỉnh và lịch sử), đơn nghỉ phép, số ngày được cấp và còn lại
• Đơn thanh toán chi phí (ngày, bên nhận tiền, số tiền, mã số đăng ký…) và tệp biên lai
• Quy trình, công việc, phê duyệt, khai báo điều chỉnh cuối năm và các thông tin nghiệp vụ khác

Chúng tôi xử lý dữ liệu nghiệp vụ này theo chỉ thị của tổ chức khách hàng để cung cấp Dịch vụ (được ủy thác xử lý thông tin cá nhân). Giấy tờ có ghi My Number (mã số cá nhân) và giấy tờ chứa thông tin sức khỏe nằm ngoài phạm vi của Dịch vụ.

(3) Liên hệ và yêu cầu demo

• Thông tin nhập vào biểu mẫu như tên công ty, họ tên, email, số điện thoại (tùy chọn), quy mô và nội dung yêu cầu

(4) Người dùng công cụ cá nhân (dịch vụ cũ)

• Dữ liệu thu nhập và chi phí do người dùng nhập (ngày, số tiền, đối tác…) và thông tin phiên để nhận diện người dùng

(5) Môi trường sử dụng

• Nhật ký truy cập như loại trình duyệt, thời gian truy cập và địa chỉ IP

2. Tệp chọn trong công cụ Chuyển đổi dữ liệu

Tệp bạn chọn trong công cụ Chuyển đổi dữ liệu được đọc, chuyển đổi và xuất ngay trên trình duyệt, không được gửi tới máy chủ của chúng tôi. Nội dung tệp và kết quả không được chúng tôi lưu trữ và không được ghi vào bộ nhớ lưu trữ của trình duyệt. Chỉ có thể lưu thiết lập chuyển đổi (tên cột, điều kiện, công thức…).

3. Mục đích sử dụng

• Cung cấp Dịch vụ, xác minh danh tính và duy trì đăng nhập
• Xử lý giấy tờ, quản lý chấm công, nghỉ phép và chi phí, quản lý quy trình và soạn tin nhắn đa ngôn ngữ theo chỉ thị của tổ chức khách hàng
• Phản hồi liên hệ, yêu cầu demo và hướng dẫn triển khai
• Ngăn chặn sử dụng trái phép và bảo đảm an ninh
• Cải thiện Dịch vụ và nghiên cứu tính năng mới (dưới hình thức không xác định cá nhân)

Chúng tôi không bao giờ dùng dữ liệu nghiệp vụ do tổ chức khách hàng đăng ký cho quảng cáo hay mục đích khác của chúng tôi.

4. Xử lý bằng AI

Xử lý giấy tờ bằng AI và tự động đọc biên lai chi phí chỉ chạy khi quản trị viên của tổ chức khách hàng đã bật xử lý AI. Chỉ tệp giấy tờ hoặc biên lai (và loại giấy tờ, với xử lý giấy tờ) được gửi tới API của nhà cung cấp dịch vụ AI bên ngoài; thông tin đã đăng ký như họ tên nhân viên không được gửi. Nhà cung cấp AI xử lý dữ liệu với tư cách bên được chúng tôi ủy thác. Tệp của công cụ Chuyển đổi dữ liệu không bao giờ được gửi tới AI.

Nếu nhà cung cấp AI ở ngoài Nhật Bản, chúng tôi sẽ cung cấp tên quốc gia, thông tin về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của quốc gia đó và các biện pháp nhà cung cấp áp dụng khi triển khai hoặc khi được yêu cầu.

5. Cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của người đó hoặc tổ chức khách hàng, trừ các trường hợp:

• theo quy định của pháp luật
• cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản khi khó có được sự đồng ý

6. Ủy thác

Trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ, chúng tôi có thể ủy thác xử lý thông tin cá nhân cho nhà cung cấp dịch vụ đám mây (máy chủ, lưu trữ dữ liệu), nhà cung cấp dịch vụ AI và các bên khác, đồng thời giám sát họ phù hợp.

7. Biện pháp bảo đảm an toàn

Để ngăn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, chúng tôi áp dụng các biện pháp như:

• Bảo vệ đường truyền bằng HTTPS (HSTS ở môi trường thực tế)
• Phân quyền theo vai trò và tách dữ liệu theo tổ chức (đều được kiểm tra phía máy chủ)
• Mã hóa theo từng trường đối với dữ liệu cá nhân như họ tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, ngày sinh của nhân viên, khai báo điều chỉnh cuối năm và phiếu lương (khóa mã hóa được quản lý tách biệt với cơ sở dữ liệu)
• Lưu tệp giấy tờ và biên lai ở vùng không công khai, yêu cầu mã hóa phía máy chủ khi lưu và chỉ cho xem sau khi kiểm tra quyền
• Tự động đăng xuất sau một thời gian không thao tác
• Ghi lại các thao tác chính trong lịch sử

8. Thời hạn lưu giữ

Tệp giấy tờ được xử lý theo thời hạn lưu giữ do tổ chức khách hàng thiết lập. Hồ sơ chấm công, nghỉ phép và đơn thanh toán chi phí kèm biên lai không bị tự động xóa vì luật lao động và luật thuế yêu cầu lưu giữ. Các thông tin khác được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích sử dụng hoặc theo hợp đồng với tổ chức khách hàng, và được xóa phù hợp khi không còn cần thiết.

9. Cookie

Dịch vụ dùng cookie để duy trì đăng nhập và cho mục đích bảo mật (chống CSRF). Các trang công khai của trang web dùng Google Analytics để nắm tình hình sử dụng; công cụ này thu thập dữ liệu bằng cookie nhưng không gồm thông tin xác định cá nhân. Google Analytics không được tải trên các màn hình nghiệp vụ sau khi đăng nhập. Các trang công khai cũng dùng Cloudflare Web Analytics (không dùng cookie) để nắm số lượt xem và tốc độ tải trang; công cụ này cũng không được tải trên các màn hình nghiệp vụ sau khi đăng nhập.

10. Yêu cầu công bố, sửa đổi, xóa…

Khi có yêu cầu công bố, sửa đổi, ngừng sử dụng hoặc xóa dữ liệu cá nhân đang lưu giữ, chúng tôi sẽ xác minh danh tính và xử lý theo pháp luật. Với thông tin nhân viên do tổ chức khách hàng đăng ký, vui lòng gửi yêu cầu thông qua tổ chức đó. Việc xóa hồ sơ phải lưu giữ theo luật sẽ được xử lý cùng tổ chức khách hàng, có xét đến thời hạn lưu giữ.

11. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể thay đổi chính sách này khi luật hoặc Dịch vụ thay đổi. Nội dung thay đổi có hiệu lực kể từ khi được đăng trên trang này.