Câu hỏi thường gặp

Không. Kiriwake không tính lương và không phát hành phiếu lương. Kiriwake xuất các yêu cầu thay đổi đã phê duyệt cùng nhân viên vào và nghỉ việc trong tháng ra CSV, để bàn giao cho phần mềm tính lương, người phụ trách tính lương hoặc chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội (社労士) của quý công ty.

Kiriwake có tính, nhưng không nộp hồ sơ. Ngoài việc thu thập, kiểm tra và phê duyệt tờ khai năm 2026 cùng các giấy tờ như giấy chứng nhận bảo hiểm, Kiriwake tính số thuế cả năm và số thuế nộp thừa hoặc thiếu cho năm 2025 và 2026, với nhân viên thuộc diện điều chỉnh cuối năm (cột 甲 – 甲欄). Phép tính dùng bộ máy tính toán theo quy tắc cố định, không dùng AI. Trong các bài kiểm thử, kết quả khớp đến từng yên với các ví dụ tính toán do Cục Thuế Quốc gia (国税庁) công bố, nhưng phép tính chưa được kế toán thuế (税理士) xem xét, vì vậy người phụ trách cần kiểm tra kết quả trước khi chốt. Sau khi chốt, quý công ty có thể tạo PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票, bản giao cho người lao động) và bảng tính điều chỉnh thuế cuối năm, theo bố cục riêng của Kiriwake chứ không phải hình ảnh mẫu chính thức. Kiriwake không lập hay nộp báo cáo chi trả tiền lương (給与支払報告書) hoặc bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định (法定調書合計表), và không khai thuế qua e-Tax hay eLTAX; những việc này vẫn do phần mềm tính lương hoặc kế toán thuế (税理士) và các chuyên gia khác đảm nhận.

Có, bằng CSV. Với điều chỉnh thuế cuối năm, số liệu tiền lương có thể nhập từ CSV theo định dạng của Kiriwake hoặc từ CSV “年末調整データ” xuất từ PCA給与 (PCA Kyuyo). Kiriwake cũng có thể xuất CSV theo định dạng dữ liệu chung của PCA給与 (年末調整データ, 社員マスター（家族）), dựa trên đặc tả bố cục mà PCA công bố; việc nhập các tệp này vào PCA給与 chưa được kiểm thử. Kiriwake chưa hỗ trợ tích hợp với SmartHR, freee, Money Forward, Yayoi (弥生) hay Kyuyo Bugyo (給与奉行), cũng như dữ liệu XML của phần mềm điều chỉnh cuối năm của Cục Thuế Quốc gia.

Không. Kiriwake không thu thập My Number (マイナンバー – mã số cá nhân), kể cả trong tờ khai điều chỉnh thuế cuối năm, và chúng tôi đề nghị khách hàng không tải lên giấy tờ có ghi My Number. Vui lòng tiếp tục quản lý My Number trong phần mềm tính lương hoặc theo quy trình hiện tại.

Có. Kiriwake có tính năng quản lý chấm công, hỗ trợ ghi giờ vào/ra, bảng chấm công, đơn sửa giờ chấm công kèm phê duyệt, đơn nghỉ phép và số ngày phép còn lại, cùng chốt công hằng tháng. Kiriwake không tính lương hay tiền làm thêm giờ (割増賃金), và không hỗ trợ quản lý ca làm việc hay chế độ giờ làm linh hoạt (フレックスタイム制). Kiriwake trao đổi dữ liệu với hệ thống khác qua CSV (xuất CSV chấm công theo tháng và theo ngày, nhập và xuất hồ sơ nhân viên). Việc tích hợp thông qua API chính thức của các hệ thống khác đang được lên kế hoạch, trong đó API của freee HR (freee人事労務) đang được đánh giá làm tích hợp đầu tiên.

Có. Cách dùng thường gặp là thu thập, kiểm tra và phê duyệt giấy tờ, thông tin trong Kiriwake, rồi xuất dữ liệu đã kiểm tra ra CSV để bàn giao cho chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội (社労士) hoặc kế toán thuế (税理士) của quý công ty. Kiriwake không mặc định bất kỳ phần mềm tính lương hay đơn vị cung cấp dịch vụ cụ thể nào.

Có. Cổng thông tin nhân viên hỗ trợ tiếng Nhật, tiếng Việt và tiếng Anh, nên nhân viên có thể nộp giấy tờ nhập công ty, yêu cầu thay đổi và tờ khai điều chỉnh thuế cuối năm bằng ngôn ngữ của mình. Màn hình quản trị, màn hình dành cho nhân viên và hướng dẫn sử dụng cũng hỗ trợ tiếng Nhật, tiếng Anh và tiếng Việt. Tính năng dịch từng tin nhắn bằng AI và giải thích bằng tiếng Nhật dễ hiểu (やさしい日本語) hiện chưa được cung cấp.

Có. Mọi trường do AI trích xuất đều hiển thị là “chưa xác nhận” cho đến khi người phụ trách xác nhận hoặc chỉnh sửa, và bạn có thể xem trang và đoạn văn bản nguồn của từng giá trị. Giấy tờ còn trường chưa xác nhận không thể được phê duyệt.

Không. Kiriwake không nộp thông báo hay hồ sơ điện tử cho cơ quan nhà nước, không xác định tư cách lưu trú hay việc có được phép làm việc hay không, và không tư vấn pháp lý hay thuế. Những việc đó vẫn do người phụ trách và các chuyên gia tư vấn của quý công ty đảm nhận.

Tệp PDF, JPEG và PNG, tối đa 10 MB mỗi tệp. Với thủ tục nhập công ty, có thể dùng các loại như hợp đồng lao động, thẻ cư trú (在留カード), hộ chiếu và đơn đăng ký tài khoản nhận lương; với điều chỉnh thuế cuối năm, có giấy chứng nhận phí bảo hiểm và phiếu khấu trừ thuế tại nguồn của nơi làm việc trước, cùng các loại khác. Giấy tờ có ghi My Number hoặc chứa thông tin sức khỏe nằm ngoài phạm vi xử lý.

Có. Mã nhân viên, họ tên, hình thức tuyển dụng, phòng ban, ngày vào công ty và nhiều thông tin khác có thể nhập hàng loạt bằng CSV, và hồ sơ nhân viên cũng có thể xuất ra CSV.

Có. Quản trị viên của tổ chức có thể thiết lập công việc, giấy tờ cần nộp, các bước phê duyệt và hạn dự kiến trong mẫu, và có thể thêm công việc vào từng hồ sơ riêng.

Giấy tờ được lưu trữ không có URL công khai và chỉ những người dùng đã đăng nhập, có quyền và thuộc cùng tổ chức mới xem được. Đường truyền được bảo vệ bằng HTTPS. Xem trang bảo mật để biết thêm chi tiết.

Có. Quý công ty có thể bắt đầu với một quy trình, chẳng hạn thủ tục nhập công ty hoặc điều chỉnh thuế cuối năm, và một nhóm nhỏ. Chúng tôi sẽ tìm hiểu quy trình hiện tại và hỗ trợ thiết lập ban đầu.

Có. Xử lý AI do từng tổ chức chọn bật và mặc định tắt. Khi không dùng AI, quý công ty vẫn có thể thu thập và quản lý giấy tờ, nhập và xác nhận thông tin thủ công, kiểm tra và phê duyệt yêu cầu thay đổi cũng như tờ khai điều chỉnh thuế cuối năm, và xuất CSV.