Giải pháp: thủ tục nhập công ty
Làm thủ tục nhập công ty theo nhóm, không bỏ sót.
Quản lý hợp đồng lao động, thẻ cư trú (在留カード), đơn đăng ký tài khoản nhận lương và các giấy tờ nhập công ty khác trong một hồ sơ, từ lúc yêu cầu đến kiểm tra và phê duyệt.
Những khó khăn thường gặp khi làm thủ tục nhập công ty
- Yêu cầu khác nhau theo từng người
- Giấy tờ cần nộp thay đổi theo hình thức tuyển dụng và quốc tịch, nên việc kiểm tra phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng cá nhân.
- Mất thời gian kiểm tra tiến độ
- Phải tốn công mới biết được ai còn thiếu giấy tờ nào.
- Giải thích lặp đi lặp lại
- Giải thích và yêu cầu nộp lại giấy tờ cho nhân viên có tiếng mẹ đẻ không phải tiếng Nhật tốn nhiều thời gian.
Quy trình thủ tục nhập công ty
Mẫu tiêu chuẩn đi theo các bước dưới đây. Mỗi tổ chức có thể chỉnh sửa mẫu của mình.
- 1
Tạo hồ sơ thủ tục nhập công ty
Đã có thể sử dụngĐăng ký nhân viên và ngày bắt đầu làm việc, chọn người phụ trách.
- 2
Tạo danh sách kiểm tra từ mẫu
Đã có thể sử dụngCông việc và giấy tờ cần nộp được sắp xếp sẵn từ một mẫu đã được phê duyệt.
- 3
Hướng dẫn nhân viên bằng ngôn ngữ của họ
Đã có thể sử dụngQua đường link riêng, nhân viên đọc hướng dẫn bằng tiếng Nhật, tiếng Việt hoặc tiếng Anh và nộp giấy tờ trực tiếp.
- 4
Trích xuất và kiểm tra thông tin giấy tờ
Đã có thể sử dụng (cần thiết lập)AI trích xuất thông tin và người phụ trách đối chiếu với bản gốc.
- 5
Phát hiện mục thiếu và không khớp
Đã có thể sử dụngGiấy tờ chưa nộp, trường không đọc được và chỗ không khớp giữa các giấy tờ được liệt kê, và việc cần theo dõi được tạo tự động.
- 6
Giao việc cần theo dõi
Đã có thể sử dụngBiến các bước kiểm tra bổ sung và yêu cầu thành công việc có người phụ trách.
- 7
Ghi lại phê duyệt và hoàn tất
Đã có thể sử dụngLần phê duyệt cuối cùng và thời điểm hoàn tất được lưu cùng lịch sử thao tác.
Các tính năng “Cần thiết lập” yêu cầu kết nối với nhà cung cấp AI và phải được quản trị viên của tổ chức bật lên. Các tính năng “Dự kiến phát triển” hiện chưa được bắt đầu phát triển và chưa thể sử dụng.
Các loại giấy tờ có thể quản lý
Tệp PDF, JPEG và PNG (tối đa 10 MB mỗi tệp) có thể được quản lý theo các loại sau:
- Hợp đồng lao động
- Thẻ cư trú (在留カード)
- Hộ chiếu
- Sơ yếu lý lịch (履歴書)
- Đơn đăng ký tài khoản nhận lương
- Đơn khai báo tuyến đường đi làm
- Giấy tờ thể hiện mã số lương hưu cơ bản (基礎年金番号)
- Giấy tờ khác
Thông tin Kiriwake không xử lý
- Giấy tờ có ghi My Number (マイナンバー – mã số cá nhân)
- Giấy tờ chứa thông tin sức khỏe, chẳng hạn kết quả khám sức khỏe
Yêu cầu nộp giấy tờ bằng ngôn ngữ của nhân viên
Cổng thông tin nhân viên hiển thị hướng dẫn bằng tiếng Nhật, tiếng Việt hoặc tiếng Anh, và nhân viên tải giấy tờ lên từ điện thoại. Tin nhắn yêu cầu kèm đường link cổng thông tin có thể soạn từ các mẫu sẵn bằng cả ba ngôn ngữ, và được đối chiếu với bản gốc tiếng Nhật trước khi gửi.
Tiếng Nhật (bản gốc)
グエン・ヴァン・アン 様 入社手続きのため、次の書類のご提出をお願いいたします。 ・在留カード（両面） ・給与振込口座の届出 提出期限：4月1日 ご不明な点があれば、人事担当までお知らせください。
Tiếng ViệtTiếng Việt
Kính gửi anh/chị Nguyễn Văn An, Để hoàn tất thủ tục nhập công ty, anh/chị vui lòng nộp các giấy tờ sau: ・Thẻ cư trú (cả hai mặt) ・Đơn đăng ký tài khoản nhận lương Hạn nộp: ngày 1 tháng 4 Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ bộ phận nhân sự.
Kiriwake không làm gì
- Xác định tư cách lưu trú hoặc việc có được phép làm việc hay không
- Tư vấn pháp lý về lao động, xuất nhập cảnh hoặc thuế
- Nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội hoặc các thông báo khác cho cơ quan nhà nước
- Chốt giá trị do AI trích xuất mà không qua kiểm tra của người phụ trách
Thủ tục nhập công ty nối thẳng sang các bước tiếp theo
Nhân viên được đăng ký khi làm thủ tục nhập công ty sẽ nằm luôn trong cùng danh sách nhân viên cho nghiệp vụ hằng tháng và điều chỉnh thuế cuối năm.
Bắt đầu từ một quy trình.
Chúng tôi sẽ tìm hiểu quy trình nhân sự hiện tại của quý công ty và giới thiệu những phần Kiriwake có thể hỗ trợ.