Giải pháp: điều chỉnh thuế cuối năm
Điều chỉnh thuế cuối năm, từ thu thập đến tính thuế.
Sẵn sàng cho điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整) năm 2026 (Reiwa 8 / 令和8年). Nhân viên khai báo người phụ thuộc, phí bảo hiểm và các khoản khấu trừ khác bằng cách trả lời câu hỏi, và tải giấy chứng nhận lên từ điện thoại. Bộ phận nhân sự kiểm tra chỗ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa và phê duyệt tại một nơi, rồi tính số thuế cả năm cùng số thuế nộp thừa hoặc thiếu và tạo PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票). Mọi kết quả đều được người phụ trách kiểm tra trước khi chốt.
Những khó khăn thường gặp khi điều chỉnh thuế cuối năm
- Năm nào cũng phải giải thích cách điền tờ khai
- Bộ phận nhân sự giải thích cách điền tờ khai cho từng người — và với nhân viên người nước ngoài thì còn mất nhiều thời gian hơn.
- Đi nhắc nộp giấy chứng nhận
- Kiểm tra xem giấy chứng nhận bảo hiểm và phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票) của nơi làm việc trước đã nộp đủ chưa, rồi đi nhắc từng người.
- Chỉnh sửa qua lại nhiều lần
- Mỗi chỗ bỏ trống hay không khớp với giấy chứng nhận lại thêm một vòng trao đổi bằng giấy hoặc email.
Điều chỉnh thuế cuối năm trong Kiriwake
Tạo đợt điều chỉnh thuế cuối năm cho từng năm tính thuế và làm theo các bước sau.
- 1
Tạo đợt điều chỉnh thuế cuối năm
Đã có thể sử dụngChọn năm tính thuế và tạo đợt điều chỉnh.
- 2
Chọn nhân viên
Đã có thể sử dụngChọn nhân viên tham gia từ danh sách nhân viên.
- 3
Nhân viên trả lời câu hỏi
Đã có thể sử dụngTrên cổng thông tin, nhân viên trả lời câu hỏi bằng tiếng Nhật, tiếng Việt hoặc tiếng Anh thay vì tự điền tờ khai.
- 4
Nhân viên tải giấy tờ lên
Đã có thể sử dụngGiấy chứng nhận và các giấy tờ khác được tải lên từ điện thoại dưới dạng ảnh hoặc PDF để kiểm tra trước.
- 5
Kiểm tra tự động
Đã có thể sử dụngMục chưa trả lời và giấy tờ còn thiếu được cảnh báo, kèm gợi ý hỗ trợ việc kiểm tra.
- 6
Kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa, phê duyệt
Đã có thể sử dụngBộ phận nhân sự kiểm tra từng tờ khai, yêu cầu nhân viên chỉnh sửa nếu cần, rồi phê duyệt. Mọi trao đổi đều được lưu trong lịch sử.
- 7
Nhập số liệu tiền lương
Đã có thể sử dụngNhập tiền lương, tiền thưởng, số thuế đã khấu trừ, phí bảo hiểm xã hội và các số liệu khác của từng nhân viên, hoặc nhập bằng CSV. Có thể nhập cả số liệu của nơi làm việc trước.
- 8
Tính số thuế cả năm
Đã có thể sử dụngSố thuế cả năm (年税額) và số thuế nộp thừa hoặc thiếu (過不足額) được tính từ tờ khai đã phê duyệt và số liệu tiền lương, bằng bộ máy tính toán theo quy tắc cố định, dùng phép tính số nguyên. Không dùng AI. Người phụ trách kiểm tra kết quả.
- 9
Chốt và tạo phiếu khấu trừ thuế tại nguồn
Đã có thể sử dụngSau khi quản trị viên chốt (確定) kết quả, quý công ty có thể tạo PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (bản giao cho người lao động) và bảng tính điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整計算書). Có thể hủy chốt kèm lý do, và lịch sử được lưu lại.
- 10
Xuất CSV cho bộ phận tính lương
Đã có thể sử dụngXuất các tờ khai đã phê duyệt và dữ liệu điều chỉnh cuối năm khác ra CSV. Kiriwake cũng có thể nhập CSV “年末調整データ” xuất từ PCA給与 (PCA Kyuyo) và xuất CSV theo định dạng dữ liệu chung của PCA給与 (年末調整データ, 社員マスター(家族)); việc nhập các tệp đã xuất vào PCA給与 chưa được kiểm thử.
Các tính năng “Cần thiết lập” yêu cầu kết nối với nhà cung cấp AI và phải được quản trị viên của tổ chức bật lên. Các tính năng “Dự kiến phát triển” hiện chưa được bắt đầu phát triển và chưa thể sử dụng.
Các tờ khai và giấy tờ có thể thu thập
Thu thập các tờ khai cần cho điều chỉnh thuế cuối năm 2026, cùng các giấy tờ mà từng tờ khai yêu cầu.
Tờ khai (năm 2026)
- Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc (扶養控除等申告書), kể cả cho năm sau
- Tờ khai dùng chung cho khấu trừ cơ bản, khấu trừ vợ chồng, khấu trừ đặc biệt cho người thân cụ thể và khấu trừ điều chỉnh thu nhập
- Tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm (保険料控除申告書)
Giấy tờ chính
- Giấy chứng nhận phí bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm động đất
- Phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票) của nơi làm việc trước
- Giấy chứng nhận khấu trừ khoản vay mua nhà
- Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân và chuyển tiền cho từng người phụ thuộc sống ở nước ngoài
Kiriwake không nộp bất kỳ hồ sơ nào cho cơ quan thuế hay chính quyền địa phương, kể cả qua e-Tax hoặc eLTAX. Ảnh và PDF tải lên từ điện thoại giúp kiểm tra trước nội dung. Bản gốc giấy chứng nhận và giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (hoặc dữ liệu chứng nhận điện tử) vẫn cần được công ty tiếp nhận như trước đây. Kiriwake không thu thập My Number (マイナンバー – mã số cá nhân); vui lòng tiếp tục quản lý trong phần mềm tính lương hoặc theo quy trình hiện tại.
Kiriwake làm gì / Kiriwake không làm gì
Kiriwake làm gì
Từ thu thập tờ khai và giấy tờ đến kiểm tra, phê duyệt, tính và chốt số thuế cả năm, tạo PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn và bàn giao bằng CSV.
- Đợt điều chỉnh thuế cuối năm cho từng năm tính thuế, kèm chọn nhân viênĐã có thể sử dụng
- Thu thập tờ khai năm 2026: khấu trừ người phụ thuộc, mẫu dùng chung cho khấu trừ cơ bản/khấu trừ vợ chồng, phí bảo hiểmĐã có thể sử dụng
- Khai báo dạng câu hỏi bằng tiếng Nhật, tiếng Việt và tiếng AnhĐã có thể sử dụng
- Thu thập giấy chứng nhận và các giấy tờ khác (ảnh hoặc PDF để kiểm tra trước)Đã có thể sử dụng
- Tự động kiểm tra mục chưa trả lời và giấy tờ còn thiếu, kèm gợi ýĐã có thể sử dụng
- Kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa và phê duyệt, kèm lịch sửĐã có thể sử dụng
- Nhập số liệu tiền lương thủ công hoặc bằng CSVĐã có thể sử dụng
- Tính số thuế cả năm và số thuế nộp thừa/thiếu cho năm 2025 (令和7年分) và 2026 (令和8年分), cho nhân viên thuộc cột 甲 (甲欄)Đã có thể sử dụng
- Hỗ trợ số liệu của nơi làm việc trước, nhân viên nghỉ việc giữa năm và khấu trừ khoản vay mua nhà từ năm thứ haiĐã có thể sử dụng
- Tự động chuyển đổi giữa quy tắc trước và sau ngày 1/12/2026 (cải cách thuế năm tài chính 2026 – 令和8年度税制改正)Đã có thể sử dụng
- Người phụ trách kiểm tra, quản trị viên chốt; có thể hủy chốt kèm lý do, kèm lịch sửĐã có thể sử dụng
- PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (bản giao cho người lao động) và bảng tính điều chỉnh thuế cuối nămĐã có thể sử dụng
- Giao điện tử trên cổng thông tin nhân viên khi nhân viên đồng ý (có thể rút lại sự đồng ý)Đã có thể sử dụng
- Xuất CSV cho phần mềm tính lươngĐã có thể sử dụng
- Nhập CSV “年末調整データ” của PCA給与 và xuất CSV theo định dạng dữ liệu chung của PCA給与 (年末調整データ, 社員マスター(家族); chưa kiểm thử việc nhập vào PCA給与)Đã có thể sử dụng
- Nhắc nhở qua emailDự kiến phát triển
Kiriwake không làm gì
Những việc này được thực hiện trong phần mềm tính lương hoặc bởi kế toán thuế (税理士) và các chuyên gia khác.
- Lập hoặc nộp báo cáo chi trả tiền lương (給与支払報告書) và bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định (法定調書合計表)
- Khai thuế điện tử qua e-Tax hoặc eLTAX
- Thu thập hoặc quản lý My Number
- Dữ liệu XML của phần mềm điều chỉnh cuối năm của Cục Thuế Quốc gia (年調ソフト), hoặc tích hợp với SmartHR, freee, Money Forward, Yayoi (弥生) hay Kyuyo Bugyo (給与奉行)
Kiểm tra tự động và gợi ý giúp hỗ trợ việc kiểm tra. Đây không phải là phán định về thuế hay tư vấn thuế. Trong các bài kiểm thử, kết quả tính khớp đến từng yên với các ví dụ tính toán do Cục Thuế Quốc gia (国税庁) công bố, nhưng phép tính chưa được kế toán thuế (税理士) xem xét. Người phụ trách cần luôn kiểm tra kết quả trước khi chốt. PDF phiếu khấu trừ thuế tại nguồn có các mục theo luật định nhưng dùng bố cục riêng của Kiriwake, không phải mẫu của Cục Thuế Quốc gia, và không ghi My Number hay mã số pháp nhân.
Giải pháp
- 01Thủ tục nhập công tyTạo hồ sơ thủ tục nhập công ty từ mẫu và thu thập giấy tờ qua cổng thông tin nhân viên. Kiểm tra mục còn thiếu hoặc không khớp và ghi lại việc phê duyệt.
- 02Nhân sự hằng thángTheo dõi các yêu cầu thay đổi như đổi địa chỉ hay tài khoản ngân hàng, cùng nhân viên vào và nghỉ việc trong tháng, bằng danh sách kiểm tra — rồi bàn giao cho bộ phận tính lương dưới dạng CSV.
Hãy thử ngay với đợt điều chỉnh thuế cuối năm năm nay.
Hãy cho chúng tôi biết số nhân viên tham gia và cách quý công ty đang thực hiện, chúng tôi sẽ đề xuất cách tiến hành thí điểm.